5S dan continous Improvment

5S
Bagi anda yang pernah berinteraksi dengan dunia pabrik tentunya tidak asing dengan istilah 5S. Pabrik yang menerapkan program 5S akan terlihat bersih dan teratur. Mereka berpikir keadaan yang berantakan akan menyembunyikan masalah. Program 5S dipandang sebagai usaha untuk memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi dari para pemecah masalah (problem solver).
Saat ini, program 5S telah banyak diadopsi oleh berbagai industri di berbagai negara. Popularitas 5S ini tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini memusatkan perhatiannya terhadap pengurangan segala pemborosan (waste). 5S adalah landasan untuk membentuk perilaku manusia agar memiliki kebiasaan (habit) mengurangi pembororsan di tempat kerjanya.
Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke). Masing-masing S dalam 5S beserta penjelasannya dijelaskan di bawah ini.
1S – Seiri 
Seiri merupakan langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang berguna dan tidak berguna: 
Barang berguna => Disimpan 
Barang tidak berguna => Dibuang 
Dalam langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barang-barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna. Barang-barang dengan label merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat kerja tersebut. 
2S – Seiton 
Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang berguna agara mudah dicari, 
dan aman, serta diberi indikasi. 
Dalam langkah kedua ini dikenal istilah Signboard Strategy, yaitu menempatkan barang-barang berguna secara rapih dan teratur kemudian diberikan indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses. Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang. 
3S – Seiso 
Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu: pembersihan barang yang telah ditata dengan rapih agar tidak kotor, termasuk tempat kerja dan lingkungan serta mesin, baik mesin yang breakdown maupun dalam rangka program preventive maintenance (PM). 
Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi kerja yang turun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan. 
4S – Seiketsu 
Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi 
dan bersih menjadi suatu standar kerja. Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi. Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala. 
5S – Shitsuke 
Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja: 
Disiplin terhadap standar 
Saling menghormati 
Malu melakukan pelanggaran 
Senang melakukan perbaikan 
Padanan 5S dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini.
Tabel 1
Padanan 5S dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris
JEPANG
INDONESIA
INGGRIS
5S
5R
5S
5P
5K
5S
1S
Seiri
Ringkas
Sortir
Sisih
Pemilahan
Ketertiban
Sort
2S
Seiton
Rapi
Susun
Susun
Penataan
Kerapihan
Set in Order
3S
Seiso
Resik
Sapu
Sasap
Pembersihan
Kebersihan
Shine
4S
Seiketsu
Rawat
Standarisasi
Sosoh
Penjagaan
Kelestarian
Standardize
5S
Shitsuke
Rajin
Swa-disiplin
Suluh
Penyadaran
Kedisiplinan
Sustain
Suksesnya 5S terletak pada sejauhmana orang melakukan 5S sebagai suatu kebiasaan (habit) bukan paksaan sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya. Di bawah ini saya telah merangkum hal-hal penting untuk pelaksanaan program 5S berdasarkan beberapa literatur dan juga perspektif pribadi saat menyaksikan langsung aktivitas 5S di tempat kerja. 
Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas sampai level bawah. 
Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas. 
Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar program kebersihan maupun housekeeping management. 
Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya. 
Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara efektif. 
Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk menilai performance. 
Membutuhkan edukasi tentang konsep dan keuntungan aktivitas 5S. 
Apa itu Continuous Improvement (CI)?
Continuous improvement adalah usaha-usaha berkelanjutan yang dilakukan untuk mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan, ataupun proses. Usaha-usaha tersebut bertujuan untuk mencari dan mendapatkan “bentuk terbaik” dari improvement yang dihasilkan, yang memberikan solusi terbaik bagi masalah yang ada, yang hasilnya akan terus bertahan dan bahkan berkembang menjadi lebih baik lagi.
Diantara semua tool yang digunakan untuk menjalankan misi Continuous Improvement adalah “pemodelan kualitas empat langkah” yang disebut PDCA (Plan-Do-Check-Act), yang dikenal juga dengan sebutan Siklus Deming atau Siklus Shewhart.
PDCA Adalah…
· Plan: Tahap dilakukannya identifikasi peluang untuk perubahan dan rencana bentuk perubahan yang akan dilakukan.
· Do: Implementasi perubahan dalam skala kecil.
· Check: Menggunakan data untuk menganalisa hasil dari perubahan dan menentukan apakah perubahan yang dilakukan telah / akan mendatangkan perbedaan yang berarti.
· Act: Jika perubahan dianggap sukses, implementasikan perubahan tersebut dalam skala yang lebih besar dan pertahankan hasilnya. Jika perubahan belum mendatangkan perbedaan yang berarti, ulangi kembali siklus PDCA.
Metode lain yang sangat populer untuk Continuous Improvement, seperti Lean, Six Sigma, atau TQM (Total Quality Management), mendorong keterlibatan karyawan dan membutuhkan kemampuan teamwork yang baik. Metode tersebut mendorong perusahaan untuk mengukur dan melakukan sistematisasi proses, mengurangi variasi, mengurangi cacat (defect), dan memperpendek cycle time.
Continuous atau Continual?
Continuous dan continual improvement adalah dua istilah yang sering digunakan secara bersilangan. Namun beberapa praktisi quality berpendapat bahwa keduanya memiliki makna yang berbeda. Berikut perbedaannya:
Continual Improvement: adalah istilah yang lebih luas, yang digunakan oleh W. Edwards Deming untuk merujuk kepada proses improvement yang sifatnya umum (luas) dan meliputi improvement yang “terputus”. Terdapat beberapa pendekatan yang berbeda dan meliputi bidang-bidang yang berbeda pula.
Continuous Improvement: adalah bagian tersendiri dari continual improvement, dengan fokus yang spesifik merujuk kepada improvement yang linear dan terus berkembang untuk diterapkan pada proses yang telah ada. Beberapa praktisi juga mengaitkan continuous improvement dengan teknik-teknik proses kontrol yang akrab dengan utilisasi ilmu statistik.

No comments:

Post a Comment